(Часть 1, Часть 2, Часть 3, Часть 4)

Концепция шаблонов

Шаблон – это документ, используемый для создания на его основе других документов. Аналогом шаблона в канцелярской практике является бланк. В шаблоне как и в бланке присутствуют все необходимые для данного документа элементы, а для изменяемой информации отводятся специальные места.

Также, как отмечалось в разделе «Создание новых (пользовательских) стилей», одно из главных предназначений шаблона — хранить настроенные пользовательские стили.

В любой организации в обязательном порядке должен быть набор корпоративных шаблонов — шаблонитарий. И на первом месте в этом наборе стоит бланк организации. ГОСТ Р 6.30-2003 предъявляет строгие требования к информации, размещаемой на бланках, и к её расположению. Согласно ГОСТу на бланке необходимо размещать основные реквизиты организации, в частности — банковские. С учётом того, что организация может часто менять банк, а документы на бланке может выписывать множество сотрудников, то поддержание даже одного бланка в актуальном состоянии в рамках всей организации превращается в проблему.

Для решения этой задачи в OOo есть механизм организации шаблонитария.

Шаблонитарий

Организация шаблонитария

Для его организации на сервере предприятия создаётся отдельная папка. Путь к данной папке указывается в настройках OOo. Далее в этой сетевой папке создаются вложенные папки с осмысленными названиями, в которых будут размещаться сами шаблоны. Структура должна быть именно такая, как указано ниже. Большая вложенность папок игнорируется. Например, вложенные папки могут иметь следующие имена:

• Бланки общие
• Отчёты
• Отдел коммерческий
• Отдел сбыта
• Договора

Таким образом организуются бланки всего предприятия.

Когда необходимо отредактировать бланк, изменения вносятся в один единственный файл и становятся видны сразу для всех. Разумеется, ранее созданные документы не затрагиваются.

Корпоративный стиль или Последовательность создания шаблонов

Прежде чем приступить к созданию шаблонитария, необходимо определить единый корпоративный стиль оформления документов. Технически это выглядит как создание первичного шаблона (назовём его протошаблон) и дальнейшее создание на его основе всех остальных шаблонов.

Минимум, что определяется в протошаблоне — это какие шрифты употребляются для оформления основного текста и заголовков с 1 по 10 уровни, каков их кегль и начертание. Оптимальным является полная проработка всех стилей, присутствующих в Стилисте и создание своих собственных стилей. Больше в этом шаблоне не должно быть ничего. То есть он представляет из себя пустой лист и набор стилей.

Это кропотливая работа должна быть выполнена. Результатом будет единообразие всех документов, создаваемых в организации.

Далее на основании протошаблона создаются все остальные шаблоны, которые уже являются бланками конкретных документов. При создании этих шаблонов уже не нужно задумываться о том, как должны выглядеть стили. Работа ведётся над тем, какие стили и где использовать.

Защита шаблонов

Шаблонитарий можно защитить от изменения неуполномоченными на то сотрудниками. Это делается с помощью прав доступа средствами операционной системы.

В результате подключаемые на рабочих местах сетевые каталоги с шаблонами становятся доступны только для чтения. Открытые из них шаблоны невозможно изменить штатными средствами OOo. При необходимости изменений оные вносятся с центрального рабочего места уполномоченным сотрудником.

А. Е. Харламенков

{aridoc engine="google" showDownloadLink="1" width="550" height="450"}documents/Bazovye-koncepcii-filosofii-OpenOffice.org.pdf{/aridoc}